Cómo migrar de CRM sin perder datos: lista de chequeo paso a paso
Lista de chequeo para cambiar de CRM sin perder contactos ni oportunidades: inventario, exportación, limpieza, importación, pruebas y qué hacer con los historiales.
Una empresa decidió cambiar de CRM un viernes. Exportó los contactos, los subió al sistema nuevo y el lunes descubrió que las oportunidades habían quedado sin etapa, las etiquetas se habían perdido y nadie sabía qué automatizaciones hacían qué. El CRM anterior ya estaba cancelado.
¿Qué se migra al cambiar de CRM?
Además de los contactos, se migran empresas, oportunidades con su etapa, campos personalizados, etiquetas, responsables y, cuando es posible, el historial. Las automatizaciones, plantillas y formularios casi siempre se reconstruyen, no se copian.
Si todavía estás eligiendo plataforma, compara antes con Zoho CRM o Kommo: cuál elegir o revisa por qué muchas empresas pasan a una plataforma todo en uno.
¿Cuál es la lista de chequeo?
La migración segura sigue ocho pasos, en este orden. Saltarse el inventario o las pruebas es lo que causa las sorpresas del lunes.
| Paso | Qué haces | Resultado |
|---|---|---|
| 1. Diagnóstico | Defines qué proceso de venta y atención tienes hoy | Saber qué debe hacer el CRM nuevo |
| 2. Inventario | Listas campos, etapas, etiquetas, usuarios y automatizaciones | Mapa de lo que existe |
| 3. Decisión | Marcas qué se migra, qué se rehace y qué se deja | Alcance acordado |
| 4. Exportación | Descargas los datos completos del CRM actual | Copia de seguridad |
| 5. Limpieza | Quitas duplicados y filas vacías, y unificas formatos | Datos listos para importar |
| 6. Configuración e importación | Creas campos y etapas en el nuevo CRM e importas | Datos en su lugar |
| 7. Pruebas | Revisas fichas al azar y pruebas cada automatización | Errores detectados a tiempo |
| 8. Capacitación y salida | Entrenas al equipo y cambias de sistema | Operación en el CRM nuevo |
¿Cómo se exportan los datos?
Desde el CRM actual, en el formato más completo que ofrezca, y guardando una copia aparte. En Kommo, por ejemplo, según su ayuda oficial, los leads se exportan desde Embudos, Todos los leads, menú de tres puntos y Exportar, eligiendo entre .xlsx, .csv, .vcf o una hoja de Google. Los contactos y empresas se exportan desde Listas.
Si el CRM nuevo también importa por archivo, revisa sus límites. La misma ayuda de Kommo indica que, para importar, el archivo debe pesar como máximo 2 MB, tener hasta 10.000 filas, sin filas vacías, una sola hoja, y que los encabezados deben coincidir exactamente con los nombres de los campos, incluidas mayúsculas.
Importante: no canceles el CRM anterior el día de la migración. Mantén el acceso hasta comprobar que todo quedó bien en el nuevo y guarda una exportación completa como respaldo.
¿Qué pasa con los historiales de conversación?
Los historiales de chats, correos y llamadas no siempre se pueden trasladar, y conviene saberlo antes de prometerlo. Depende de qué permita exportar la plataforma de origen y qué permita importar la de destino. Muchas veces la solución práctica es guardar el historial como archivo o nota en la ficha del contacto, en lugar de recrear cada mensaje.
Con WhatsApp hay que revisar además cómo se conecta el número al sistema nuevo, como contamos en coexistencia de WhatsApp.
¿Qué cuidado hay que tener con los datos personales?
Una migración es un tratamiento de datos, así que aplica la Ley 1581: los datos deben moverse seguros, actualizados y con su autorización. El artículo 17 de la ley pide conservar copia de la autorización, guardar la información en condiciones de seguridad que impidan su pérdida y mantenerla actualizada.
En la práctica: no envíes archivos de exportación por correo sin protección, borra las copias temporales cuando termines y migra también el registro de autorizaciones, no solo los contactos.
¿Cómo migramos a TMV One?
Para pasar a TMV One seguimos este mismo proceso: diagnóstico, inventario de datos y automatizaciones, configuración, migración de contactos y oportunidades, reconstrucción de procesos, pruebas y capacitación. Qué historiales o integraciones se pueden traer lo definimos en el diagnóstico, sin prometer una migración total antes de revisar tu caso.
En resumen
La empresa del viernes habría evitado su lunes con un inventario, una prueba con datos reales y el CRM anterior activo unos días más. Migrar de CRM sale bien cuando se trata como un proyecto con pasos, no como una exportación y una importación.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos se pueden migrar entre CRM?
Normalmente contactos, empresas, oportunidades, etapas, etiquetas y campos personalizados. Los historiales de conversación, archivos y automatizaciones dependen de cada plataforma y deben revisarse antes.
¿Cómo exporto mis datos de Kommo?
Según la ayuda de Kommo, en Embudos, Todos los leads, menú de tres puntos y Exportar. Se puede exportar a .xlsx, .csv, .vcf o a una hoja de Google. Los contactos y empresas se exportan desde Listas.
¿Las automatizaciones se migran?
Casi nunca de forma directa. Lo usual es documentarlas y reconstruirlas en la nueva plataforma, aprovechando para corregir lo que no funcionaba.
¿Cuánto tiempo debo mantener el CRM anterior?
Hasta comprobar que todo quedó bien en el nuevo y tener una copia exportada. Conviene no cancelarlo el mismo día de la migración.
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