Como migrar de CRM sem perder dados: checklist passo a passo
Checklist para trocar de CRM sem perder contatos nem oportunidades: inventário, exportação, limpeza, importação, testes e o que fazer com os históricos.
Uma empresa decidiu trocar de CRM em uma sexta-feira. Exportou os contatos, subiu para o sistema novo e na segunda descobriu que as oportunidades tinham ficado sem etapa, as etiquetas tinham se perdido e ninguém sabia quais automações faziam o quê. O CRM anterior já estava cancelado.
O que é migrado ao trocar de CRM?
Além dos contatos, migram-se empresas, oportunidades com sua etapa, campos personalizados, etiquetas, responsáveis e, quando possível, o histórico. As automações, modelos e formulários quase sempre são reconstruídos, não copiados.
Se você ainda está escolhendo a plataforma, compare antes com Zoho CRM ou Kommo: qual escolher ou veja por que muitas empresas passam para uma plataforma tudo em um.
Qual é o checklist?
A migração segura segue oito passos, nesta ordem. Pular o inventário ou os testes é o que causa as surpresas de segunda-feira.
| Passo | O que você faz | Resultado |
|---|---|---|
| 1. Diagnóstico | Você define qual processo de venda e atendimento tem hoje | Saber o que o CRM novo deve fazer |
| 2. Inventário | Você lista campos, etapas, etiquetas, usuários e automações | Mapa do que existe |
| 3. Decisão | Você marca o que migra, o que se refaz e o que fica | Escopo acordado |
| 4. Exportação | Você baixa os dados completos do CRM atual | Cópia de segurança |
| 5. Limpeza | Você remove duplicados e linhas vazias, e unifica formatos | Dados prontos para importar |
| 6. Configuração e importação | Você cria campos e etapas no novo CRM e importa | Dados no lugar |
| 7. Testes | Você revisa fichas ao acaso e testa cada automação | Erros detectados a tempo |
| 8. Capacitação e virada | Você treina a equipe e troca de sistema | Operação no CRM novo |
Como os dados são exportados?
A partir do CRM atual, no formato mais completo que ele oferecer, e guardando uma cópia à parte. No Kommo, por exemplo, segundo sua ajuda oficial, os leads são exportados em Funis, Todos os leads, menu de três pontos e Exportar, escolhendo entre .xlsx, .csv, .vcf ou uma planilha do Google. Os contatos e empresas são exportados em Listas.
Se o CRM novo também importa por arquivo, revise seus limites. A mesma ajuda do Kommo indica que, para importar, o arquivo deve ter no máximo 2 MB, até 10.000 linhas, sem linhas vazias, uma só planilha, e que os cabeçalhos devem coincidir exatamente com os nomes dos campos, incluindo maiúsculas.
Importante: não cancele o CRM anterior no dia da migração. Mantenha o acesso até comprovar que tudo ficou certo no novo e guarde uma exportação completa como backup.
E os históricos de conversa?
Os históricos de chats, e-mails e ligações nem sempre podem ser transferidos, e convém saber disso antes de prometer. Depende do que a plataforma de origem permite exportar e do que a de destino permite importar. Muitas vezes a solução prática é guardar o histórico como arquivo ou nota na ficha do contato, em vez de recriar cada mensagem.
Com o WhatsApp é preciso revisar também como o número se conecta ao sistema novo, como contamos em coexistência do WhatsApp.
Que cuidado é preciso ter com os dados pessoais?
Uma migração é um tratamento de dados, então se aplica a Lei 1581: os dados devem ser movidos com segurança, atualizados e com sua autorização. O artigo 17 da lei pede conservar cópia da autorização, guardar as informações em condições de segurança que impeçam sua perda e mantê-las atualizadas.
Na prática: não envie arquivos de exportação por e-mail sem proteção, apague as cópias temporárias quando terminar e migre também o registro de autorizações, não só os contatos.
Como migramos para o TMV One?
Para passar para o TMV One seguimos este mesmo processo: diagnóstico, inventário de dados e automações, configuração, migração de contatos e oportunidades, reconstrução de processos, testes e capacitação. Quais históricos ou integrações podem ser trazidos definimos no diagnóstico, sem prometer uma migração total antes de revisar seu caso.
Em resumo
A empresa da sexta-feira teria evitado sua segunda com um inventário, um teste com dados reais e o CRM anterior ativo por mais alguns dias. Migrar de CRM dá certo quando é tratado como um projeto com passos, não como uma exportação e uma importação.
Perguntas frequentes
Que dados podem ser migrados entre CRMs?
Normalmente contatos, empresas, oportunidades, etapas, etiquetas e campos personalizados. Os históricos de conversa, arquivos e automações dependem de cada plataforma e devem ser revisados antes.
Como exporto meus dados do Kommo?
Segundo a ajuda do Kommo, em Funis, Todos os leads, menu de três pontos e Exportar. É possível exportar para .xlsx, .csv, .vcf ou para uma planilha do Google. Os contatos e empresas são exportados em Listas.
As automações são migradas?
Quase nunca de forma direta. O usual é documentá-las e reconstruí-las na nova plataforma, aproveitando para corrigir o que não funcionava.
Por quanto tempo devo manter o CRM anterior?
Até comprovar que tudo ficou certo no novo e ter uma cópia exportada. Convém não cancelá-lo no mesmo dia da migração.
Não fique só na teoria: aplique no seu negócio
Implementamos o TMV One de ponta a ponta, com a sua operação real. A primeira conversa não tem custo.
